Parcours : Organiser et faire connaître un événement scientifique (mais pas que…)

Vous êtes chercheur·e ou personnel de l’Université Paris Nanterre ?

Vous êtes en train d’organiser un événement ? Vous êtes sur la bonne page !

Publié le 28 février 2022 Mis à jour le 19 avril 2022

Voici le parcours que nous vous recommandons. Il comporte différents interlocuteurs, en particulier votre référent·e communication et le pôle événementiel.

Selon l’ampleur de l'événement, le temps que vous pourrez y consacrer et le délai, des possibilités additionnelles s’offrent à vous.

Ce parcours a été conçu pour répondre aux enjeux des événements scientifiques mais finalement il s'applique aussi à ceux des événements institutionnels, portés par un personnel de l'université.

Pour tous les autres cas de figure, ⇒ rendez-vous ici.




Avant toute chose :
 

1 -  Aspects ne relevant pas de la Direction de la communication


  • Pour les événements scientifiques : 
Vous pouvez informer le chargé d’appui du laboratoire dès que les premiers éléments de votre projet sont en place (appel à communication prêt à être lancé, thème du colloque défini, date approximative fixée, etc.)  Il vous aidera entres autres à construire votre budget (transport, hébergement, restauration, etc.)
   
  • Pour les événements non-scientifiques, veillez a nous fournir une preuve de la validation écrite de la présidence avant d'envisager toute communication.
 
  

Premières actions de communication : il n'est jamais trop tôt pour les lancer.
 
Calendrier minimal : 3 à 6 mois avant l'événement, ou 3 mois avant l'AAC si vous souhaitez une identité visuelle coordonnée pour l'appel à communication
2 - Création d’une “fiche actualité”

C’est le point de départ pour la diffusion de l'information autour de votre événement.

Pour la créer, il n’est pas nécessaire :

  • d’avoir le programme final de votre événement
  • ni d’avoir un visuel (des vignettes aux couleurs de votre UFR sont disponibles)
  • même la date peut-être modifiée

Vous pourrez la mettre à jour dans un second temps. Ce qui compte c'est que le "lien URL" existe le plus tôt possible.

Nota : Tous les événements méritent d’être mis en avant via une fiche actualité. (qu’ils durent 1 h ou 10 jours, qu’ils soient grand public ou confidentiels)
 

Pourquoi ?
L'actualité permettra notamment à votre événement d'apparaître : Vous pourrez commencer à faire connaître votre événement à l'avance et modifier la page au fur et à mesure que votre programme se précise.
 

Pensez a préciser (mieux vaut être exhaustif et sans équivoque, a fortiori lorsque vous visez aussi les étudiant·es ou le grand public) :

  • les modalités d’accès (entrée libre, réservation conseillée, sur inscription, etc.)
  • les publics visés (ouvert à tou·tes, destiné aux doctorant·es de l’université, etc.)
Comment  ?
  • Rapprochez-vous de votre référent·e communication ( ⇒ Liste ici),
  • en cas d’absence longue, rapprochez-vous de la Coordinatrice Référente communication de la DRED,
  • si votre composante n'a pas nommé de référent·e communication, ça peut-être un sujet a aborder avec votre direction.

Dans le cas des UMR, il arrive que votre référent·e communication n'ai pas accès au site parisnanterre.fr.

  • Il reste possible pour une personne ayant un mail@parisnanterre.fr de le faire ( ⇒ Page "Créer une actu"), ce sera soumis à validation. (plusieurs jours selon la période). Ce n'est pas la meilleure des options.
  • Une personne ayant un mail@cnrs.fr peut demander un mail@parisnanterre.fr supplémentaire auprès de la DRI.
3 - Définir une date

Son choix impactera la disponibilité :

  • des salles et amphithéâtres (les cours étant prioritaires)
  • de vos intervenants/invités
  • de votre public

C’est pourquoi - pour les événements scientifiques - il est recommandé de cibler les vacances hors fermetures administratives ou le mois de juin. Pour les salles très demandées le samedi peut-être un choix judicieux.

Il est conseillé de fixer la date de votre manifestation entre 6 mois et 1 an avant l’événement, et davantage encore pour les colloques et congrès de grande envergure (recherches de financement et délais de réponse des partenaires sollicités).

Nota : Il n’est pas possible d’organiser un événement dans les locaux de l'université durant les fermetures administratives hivernales (1 semaine) et estivales (3 semaines). ⇒ Consulter le calendrier universitaire

Le pôle événementiel pourra vous aider à identifier la meilleure date : ⇒ Infos sur les accompagnements mis en place par le pôle événementiel


Après avoir désigné parmi votre équipe un·e interlocuteur·trice unique (centralisant les informations et échanges) :
4 - Prise de contact avec le pôle événementiel

Il s’agit de votre interlocuteur privilégié pour organiser un événement.

Le pôle événementiel vous accompagne dans votre démarche, en assurant la coordination entre les différents services et composantes concernés.

  • Il évalue vos besoins et vos attentes afin de vous orienter vers les solutions les plus adaptées. 
  • Il gère la réservation des espaces, la validation avec le cabinet de la présidence et la DSSI, les besoins techniques et en mobilier. 
  • Il peut mettre à votre disposition du matériel de prêt.
Aidez-nous à évaluer au mieux vos besoins et vos attentes en remplissant le formulaire en ligne. ⇒ Page "organiser un évènement"

Attention : demande au minimum 3 mois avant la date de votre événement.

⇒ Infos sur les accompagnements mis en place par le pôle événementiel

     (Bonus) France Culture Conférences

Le pôle événementiel peut répertorier votre événement scientifique via notre partenaire France Culture Conférences

⇒ Consulter la page de l’Université Paris Nanterre au sujet de France Culture Conférences
⇒ Infos sur les accompagnements mis en place par le pôle événementiel

     (Bonus) Bâche du parvis de la gare

Votre événement se tient sur le campus de Nanterre, est gratuit et ouvert à tous ? Vous pouvez postuler pour apparaître sur la Bâche du parvis de la gare.

  • Déployé sur la façade du bâtiment Ramnoux - côté parvis de la gare Nanterre-Université - ce format immense et très visible met en avant des événements d'envergure organisés à l’université.
  • Ce support hors-norme permet une visibilité même à l'externe. 

Nota : L’anticipation est pour ce support particulièrement cruciale puisqu’elle est renouvelée 3 à 4 fois par an (habituellement en septembre, novembre, janvier, avril).

Un e-mail est envoyé périodiquement aux responsables administratifs et référent·e·s communication pour recenser les événements à faire apparaître sur la bâche. Une sélection est ensuite opérée en relation avec le cabinet de la présidence.

⇒ Infos et procédure pour proposer votre ou vos événements.

     (Bonus) Le dispositif CANAL N

Événements “sur le campus de Nanterre” : vous pouvez postuler pour bénéficier du dispositif CANAL N !

Depuis la rentrée 2021, la Direction de la Communication vous accompagne pour capter et diffuser en replay des événements scientifiques.

  • Postulez (prise de contact 2 mois avant, dépôt des dossiers 1 mois avant),
  • auprès de la commission dédiée (Pilotage : DRED / VP CR).
  • Critères non-exhaustifs : envergure, public visé, charge de travail de la Direction de la communication.

⇒ Infos et procédure CANAL N

Attention : le cas “zoom”

(détails à venir)


Annoncer votre événement :
5 - Habiller graphiquement votre événement

Créer une identité visuelle pour votre événement est un plus pour sa bonne diffusion et son identification.

S’il est récurrent (annuel, sessions de séminaire…), il est conseillé de garder la même identité visuelle (couleur, image).


Nota : selon l'avance que vous prenez et la période de l'année, le Pôle Graphisme n'est malheureusement pas en mesure de répondre favorablement à toutes les demandes qui lui sont adressées.

Votre demande doit être adressée minimum 3 mois avant l'échéance. Ce délais est calculé pour anticiper (entre-autre) les périodes de fermetures, le temps d'élaboration, celui de vos retours mais aussi le temps nécessaire à la promotion⇒ Infos, accompagnements graphiques et questions à se poser

Formats
de visuels 
graphiques prioritaires
Le numérique ayant transformé les usages, les formats prioritaires sont :
  • Vignette pour votre actualité. Elle s'affiche sur l’agenda des sites parisnanterre.fr mais aussi en cas de publication sur un réseau social “sans visuel” ou même de partage par messagerie.
  • Visuel horizontal pour les réseaux sociaux. Pour tenir lieu d’invitation envoyée par mail à vos réseaux et être relayée sur les réseaux sociaux adéquats.
Le plus simple est souvent d’utiliser l’une des vignettes génériques au couleur de votre UFR qui sont déjà intégrées au site web.

⇒ Infos sur les formats numériques et réseaux sociaux

Formats
de visuels 
graphiques annexes
Il existe de nombreux formats subsidiaires dont vous pourrez examiner la pertinence avec le pôle graphisme. Parmi ces formats :
  • Invitation (non nominative). Pour envoi ciblé par mail et éventuellement par la poste.
  • Programme. Sous forme textuelle en ligne avant tout (fiche actualité) afin de pouvoir le corriger en cas de changement. Sa version papier est utile pour les événements attendant quelques centaines de participant·es.
  • Visuel France Culture Conférence.
  • Affiches papier. Pour avoir un impact, elles doivent être diffusées 3 semaines avant l'événement dans des lieux choisis.
    • En cas d’impression, il est conseillé d’inclure un QR code vers la fiche actualité
⇒ Infos sur les formats numériques et réseaux sociaux
Formats
de visuels bureautiques
De votre côté, vous pouvez prévoir de réaliser
  • Diapositive PowerPoint. Notamment en cas de captation de l’événement. ⇒ ici
Acquisitions d'images 

Dans tous les cas, nous pouvons en acquérir pour vous (sans surcoût pour votre composante, unité de recherche ou service) sur ⇒ Adobe Stock.

Vous pouvez parcourir le site et nous proposer des visuels, nous pouvons également le faire de notre côté si vous n'avez pas d'idée spécifique. ⇒ Infos sur la banque d'image

Nota : Si vous ne disposez pas des droits d'une image (sauf si vous l'avez prise ou dessinée vous-même), c'est que vous êtes en train de la voler. L’atteinte au droit d'auteur est une infraction passible d'amende (y compris dans le cadre de votre activité professionnelle).

6 - Diffuser l’information autour de votre événement

La diffusion la plus efficace est souvent la plus ciblée. 

En fonction de vos objectifs, vous pouvez dégager une ou plusieurs typologies de participant·es.

Exemple : les membres d'un labo d'une autre université, les étudiants d'un master en particulier, des chercheur·es d'une autre discipline (en cas de thématique transversale).

Nota : Même avant la finalisation du programme, vous pouvez leur signaler votre événement avec le lien de la "fiche actualité" afin qu'ils bloquent la date.
 

Canaux principaux

Ainsi, nous vous conseillons en priorité de faire connaître votre événement :

  • Par mail -  envoyer un mail d’invitation directement :
    • auprès de votre réseau de spécialistes (pairs, doctorants, etc.)
    • mais aussi de collègues enseignant·es en leur demandant de transmettre auprès de leurs étudiants.
       
  • Linkedin, twitter, facebook :

Si l’une des unités de recherches partie-prenante dispose de comptes, rapprochez-vous de ceux qui les gèrent.
Vous pouvez publier en votre nom propre avec vos réseaux personnels ou de demander à un·e pair / collègue de le faire (qui seront suivis par une communauté d’expert·e.s).
 

Conseil : Sur les réseaux sociaux, pour optimiser l’impact de vos publications, il faut que celles-ci soient “repartagées” par d’autres comptes (mieux vaut 1 publication très relayée que plusieurs moins relayées).
Comment ?

Pour ce faire, n’hésitez pas à  :

  • @mentionner les comptes de l'université. 
    • L’université dispose de nombreux comptes de réseaux sociaux (composantes, UR, département/UFR, programmes), de celui dédié à la recherche et ponctuellement les comptes institutionnels.
    • Autant que possible, lesdits comptes relaient ces messages, en particulier sur twitter.
    • Cas des événements facebook : mentionner les “co-organisateurs”.
       
  • @mentionner aussi les comptes :
    • des participant·e.s à l'événement, les institutions partenaires (ou en identifiant dans les images),
    • mais aussi de pairs et spécialistes potentiellement intéressés (en “réponse cc” dans le cas de twitter), 
    • et d'unités de recherche travaillant sur des thématiques liés dans d'autres institutions (y compris d'autres pays).
  • sur facebook et linkedin : partager votre publication dans des “groupes” thématiques.

Cas particulier : Twitter. Vous pouvez demander un relais directement auprès de diffusion.scientifique@liste.parisnanterre.fr

Canaux additionnels

Pour un événement d’ampleur, vous pouvez proposer votre actualité auprès du pôle numérique pour une diffusion via les canaux particuliers.

Il s’agit en notamment de : Carrousel, publication émanant d’un compte institutionnel, événement facebook, écran dynamique.

Il est essentiel de le faire plusieurs semaines avant l’événement afin de faire le pont avec le pôle graphisme. Nous adapterons la diffusion en fonction de la place disponible et de l’actualité.

Si vous n'êtes pas passés par le pôle graphisme et que vous disposez déjà d'un kit de communication (dans le cas d'événements portés par un partenaire par exemple).

Lien vers l’actualité, images, détails des partenaires, transmettez vos informations en remplissant les formulaires de ces pages :
⇒ Les écrans dynamiques 
⇒ Les réseaux sociaux 
⇒ Infos, conseils et cartographie des réseaux sociaux liés à l’université

 
  • Pour finir :
     (Bonus) Goodies de la boutique en ligne

Prévoir des goodies de la boutique en ligne de l’université pour accueillir vos intervenant·es (ou participant·es de marque) et/ou remercier vos bénévoles.

  • Si cela est pertinent et que votre budget le permet, vous pouvez passer une commande dite "institutionnelle" auprès de la boutique. ⇒ Tutoriel vidéo
  • Prévoyez quelques semaines d’avance (idéalement quelques mois) pour être certain·e que les stocks soient suffisants pour honorer votre commande.
  • Si les stocks ne sont pas suffisants et que vous nous contactez suffisamment en amont, nous pourrons nous réachalander en prévision.

⇒ Infos, conseils

Remarque : nous faisons ponctuellement des opérations de ⇒ destockage à prix réduit.

     (Bonus) Diffuser l’information après votre événement

Vous pouvez partager vos actes de colloques sur :

  • HAL ⇒ https://science-ouverte.parisnanterre.fr//qu-est-ce-que-hal--711212.kjsp 
  • La rubrique ⇒ publications de l’université https://www.parisnanterre.fr/publications-/publications-320493.kjsp
  • En cas de partage sur Twitter, si vous mentionnez @UPN_recherche, le compte relayera votre publication !

Mis à jour le 19 avril 2022