Parcours : Organiser et faire connaître un événement scientifique (mais pas que…)

C’est le point de départ pour la diffusion de l'information autour de votre événement.

Pour la créer, il n’est pas nécessaire :

• d’avoir le programme final de votre événement
• ni d’avoir un visuel (des vignettes aux couleurs de votre UFR sont disponibles)
• même la date peut-être modifiée

Vous pourrez la mettre à jour dans un second temps. Ce qui compte c'est que le "lien URL" existe le plus tôt possible.

Nota : Tous les événements méritent d’être mis en avant via une fiche actualité. (qu’ils durent 1 h ou 10 jours, qu’ils soient grand public ou confidentiels)
 

Pourquoi ?

L'actualité permettra notamment à votre événement d'apparaître :

• dans ⇒ l'agenda institutionnel
• dans celui de vos composantes. ( ⇒ exemple d'une UR)
• dans les moteurs de recherche (google, etc.)

Vous pourrez commencer à faire connaître votre événement à l'avance et modifier la page au fur et à mesure que votre programme se précise.
 

Pensez à préciser (mieux vaut être exhaustif et sans équivoque, a fortiori lorsque vous visez aussi les étudiant·es ou le grand public) :

• les modalités d’accès (entrée libre, réservation conseillée, sur inscription, etc.)
• les publics visés (ouvert à tou·tes, destiné aux doctorant·es de l’université, etc.)

Comment  ?

• Rapprochez-vous de votre référent·e communication ( ⇒ Liste ici),
• en cas d’absence longue, rapprochez-vous de la Coordinatrice Référente communication de la DRED,
• si votre composante n'a pas nommé de référent·e communication, ça peut-être un sujet à aborder avec votre direction.

Dans le cas des UMR, il arrive que votre référent·e communication n'ai pas accès au site parisnanterre.fr.

• Il reste possible pour une personne ayant un mail@parisnanterre.fr de le faire ( ⇒ Page "Créer une actu"), ce sera soumis à validation. (plusieurs jours selon la période). Ce n'est pas la meilleure des options.
• Une personne ayant un mail@cnrs.fr peut demander un mail@parisnanterre.fr supplémentaire auprès de la DRI.

La diffusion la plus efficace est souvent la plus ciblée. 

En fonction de vos objectifs, vous pouvez dégager une ou plusieurs typologies de participant·es.

Exemple : les membres d'un labo d'une autre université, les étudiants d'un master en particulier, des chercheur·es d'une autre discipline (en cas de thématique transversale).

Nota : Même avant la finalisation du programme, vous pouvez leur signaler votre événement avec le lien de la "fiche actualité" afin qu'ils bloquent la date.
 

Canaux principaux

Ainsi, nous vous conseillons en priorité de faire connaître votre événement :

• Par mail -  envoyer un mail d’invitation directement :
  • auprès de votre réseau de spécialistes (pairs, doctorants, etc.)
  • mais aussi de collègues enseignant·es en leur demandant de transmettre auprès de leurs étudiants.
     
• Linkedin, twitter, facebook :

Si l’une des unités de recherches partie-prenante dispose de comptes, rapprochez-vous de ceux qui les gèrent.
Vous pouvez publier en votre nom propre avec vos réseaux personnels ou de demander à un·e pair / collègue de le faire (qui seront suivis par une communauté d’expert·e.s).
 

Conseil : Sur les réseaux sociaux, pour optimiser l’impact de vos publications, il faut que celles-ci soient “repartagées” par d’autres comptes (mieux vaut 1 publication très relayée que plusieurs moins relayées).

Comment ? (mail)

Nous vous recommandons d'envoyer :

• 30 jours avant : un "Save the date" avec la date, le lieu approximatif, le sujet (et éventuellement un préprogramme)
  Si vous avez des invités internationaux, prévoyez un envoi plus précoce en conséquence.
• 15 jours avant : invitation avec plus de détails (horaires exactes, lieux précis, titre des communications, programme complet et déroulé)
• 2 jours avant : rappel avec des infos pratiques (inscription encore possible ou pas besoin d'inscription)

En bonus, vous pouvez mettre dans chacun des message des détails supplémentaires. Par exemple : annoncer la présence d'un intervenant prestigieux, envoyer le lien d'une bibliographie en rapport avec la thématique, etc.

Comment ? (réseaux Sociaux)

N’hésitez pas à  :

• @mentionner les comptes de l'université. 
  • L’université dispose de nombreux comptes de réseaux sociaux (composantes, UR, département/UFR, programmes), de celui dédié à la recherche et ponctuellement les comptes institutionnels.
  • Autant que possible, lesdits comptes relaient ces messages, en particulier sur twitter.
  • Cas des événements facebook : mentionner les “co-organisateurs”.
     
• @mentionner aussi les comptes :
  • des participant·e.s à l'événement, les institutions partenaires (ou en identifiant dans les images),
  • mais aussi de pairs et spécialistes potentiellement intéressés (en “réponse cc” dans le cas de twitter), 
  • et d'unités de recherche travaillant sur des thématiques liées dans d'autres institutions (y compris d'autres pays).

• sur facebook et linkedin : partager votre publication dans des “groupes” thématiques.

Cas particulier : Twitter. Vous pouvez demander un relais directement auprès de diffusion.scientifique@liste.parisnanterre.fr

Canaux additionnels

Pour un événement d’ampleur, vous pouvez proposer votre actualité auprès du pôle numérique pour une diffusion via les canaux particuliers.

Il s’agit en notamment de : Carrousel, publication émanant d’un compte institutionnel, événement facebook, écran dynamique.

Il est essentiel de le faire plusieurs semaines avant l’événement afin de faire le pont avec le pôle graphisme. Nous adapterons la diffusion en fonction de la place disponible et de l’actualité.

Si vous n'êtes pas passés par le pôle graphisme et que vous disposez déjà d'un kit de communication (dans le cas d'événements portés par un partenaire par exemple).

Lien vers l’actualité, images, détails des partenaires, transmettez vos informations en remplissant les formulaires de ces pages :
⇒ Les écrans dynamiques 
⇒ Les réseaux sociaux 
⇒ Infos, conseils et cartographie des réseaux sociaux liés à l’université

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