Procédure affichage (pour les demandeurs)

La Direction de la communication reste à votre disposition pour échanger et vous conseiller.

Vous trouverez ICI les informations pour effectuer votre demande d’accompagnement pour tout projet de communication ou pour une demande de relais sur les différents canaux institutionnels.

Dans un souci de démarche éco responsable, nous vous invitons à développer les supports numériques (lien vers les canaux de diffusion institutionnels).

Délais

Il est conseillé de prévoir un affichage à J-15  jours environ minimum, pour cela, les affiches imprimées doivent être déposées idéalement à J-20 . 
A J-1 semaine l’affichage ne sera plus possible.

Les différents cas

Cas 1 : Le pôle événementiel coordonne l'action et le projet est globalement pris en charge par la Direction de la communication ou il s’agit d'un événement externe accueilli dans le cadre d’un partenariat. 
Dans ce cas, la diffusion d’affiches est gérée par le pôle événementiel de la Direction de la communication.

Cas 2 : L’événement est coordonné par le pôle événementiel mais n’est pas pris en charge dans sa globalité par la Direction de la communication. 
Dans ce cas, la diffusion d’affiches est gérée par le pôle événementiel de la Direction de la communication.

Cas 3 : L’événement n’est pas coordonné par le pôle événementiel mais les organisateurs sont passés par le pôle graphisme pour la création de l'affiche.
Dans ce cas, la diffusion des affiches est de leur responsabilité (retrouvez ci-dessous les informations utiles pour organiser votre affichage). 
(Vous trouverez ici le lien vers la procédure de prise en charge par le pôle graphisme)

Cas 4 : Les services/composantes sont autonomes dans la mise en place de leurs événements et la création de leurs supports de communication.
Dans ce cas, la diffusion des affiches est de leur responsabilité (retrouvez ci-dessous les informations utiles pour organiser votre affichage). 

Etapes

1. Déterminer votre plan de diffusion et le nombre d’exemplaires d'affiches nécessaires (cas 3 et 4)

Affichage CLASSIQUE : 
Dans les halls des bâtiments du campus de Nanterre, à la BU et sur les sites de ville-d’Avray et de Saint-Cloud nécessite 45 affiches.

Affichage ÉLARGI :
Il est également possible de prévoir exceptionnellement une diffusion plus personnalisée en fonction de vos cibles (salles de convivialité, salle des professeur·es, ascenseurs, blocs sanitaires étudiants et personnels…). 
Ces diffusions concernent principalement les campagnes ou événements institutionnels (ex. : affiche de la Mission Égalité et non-discrimination, campagne de la Direction des ressources humaines, campagne du budget participatif, campagne handicap, Elections…) et ne peuvent concerner l’intégralité des événements.

Ces demandes de diffusion élargie doivent être validées par le cabinet de la présidence via un message à Ludivine Faes(lfaes@parisnanterre.fr) & Sylvie Marec (smarec@parisnanterre.fr).
(Si votre projet est coordonné par le pôle événementiel, ce dernier fera l'intermédiaire.)

Si votre événement/action relève de cette catégorie et après validation de la présidence, merci de contacter le pôle événementiel afin d'évaluer le nombre d’affiches nécessaires, 
La diffusion se fera également via le pôle événementiel ou les responsables de bâtiment en fonction des cas évoqués plus haut..

2. Imprimer les affiches

Vous trouverez ici la procédure de soumission numérique via CERVOPRINT et l‘atelier de reprographie intégré.

3. Déposer les affiches auprès du pôle événementiel (cas 1 et 2) ou auprès des responsables de bâtiments concernés qui s’occuperont alors de leur diffusion (cas 3 et 4).

Pour le campus de Nanterre (excepté la BU), l'ensemble des affiches est à déposer à la loge du bâtiment Grappin qui se chargera de la répartition entre les différents responsables de bâtiments. 

Merci de bien vouloir préparer des rouleaux d’affiches pour chaque responsable de bâtiment. 

Voir détails concernant les quantités par secteurs ci-dessous:

• Les bâtiments, éphémère 2 ( N), Milliat (S), Maier (V) et Weber(W) sont gérés par Lakhdar Khaled. 6 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls).
• Les bâtiments Rémond (A), Grappin (B), Zazzo ( C), Lefebvre (D), Rouch (DD), Ramnoux (E) et éphémère 3 (T) sont gérés par Kader Hafidi. 12 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls)
• Les bâtiments de la formation continue (BFC), Delbo (BSL),Veil (F) et la maison de l’étudiant.e (MDE) sont gérés par Sidi Metboul 8 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls).
• Les bâtiments Allais (G), Ricoeur (L), Ephémère 1 ( M), l’omnisport et le  Gymnase sont gérés par Frédéric Corsois. 10 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls).
• L’affichage à la bibliothèque universitaire est géré par Caroline Surcin 2 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique Les affiches sont à envoyer à Caroline Surcin par courrier interne.
• L’affichage sur le site de Ville d’Avray est géré par Sandrine Goupil. 5 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls) Les affiches sont à envoyer par courrier interne.
• L’affichage sur le site de Saint-Cloud est géré par Valérie Lehericey 3 affiches seront nécessaires pour ce secteur pour un affichage classique (halls) Les affiches sont à envoyer par courrier interne.

4. Retrait des affiches 

Les affiches sont retirées une fois la date de l’événement passée par l’équipe DALOE

Remarques importantes

La responsabilité du contenu revient au chef de service et/ou responsable administratif/ directeur de laboratoire appuyé par les référents communication. (la liste des référents se trouve ICI)

Les agents de la DALOE ne pourront être tenus responsables de la diffusion d'informations erronées ou autres.
Sachez que certaines périodes sont particulièrement denses en événements (sept/nov et mars) et les espaces disponibles rapidement surchargés.
 
Malheureusement il arrive que pour des raisons indéterminées, certaines affiches soient déchirées ou arrachées.
 
Afficher en dehors des espaces officiels définis par la DALOE, la Direction de la communication et la DSSI est un acte d’affichage “sauvage” contre lequel ces 3 services ont pour mission de lutter (en retirant les affiches). En effet l’affichage sauvage entraîne des dégradations, empêche la lecture d’autres informations nécessaires à la vie des campus (circulation, signalétique, etc.), nécessite de déployer une équipe de nettoyage et représente un coût financier pour l’établissement. 


Afin de respecter le bon déroulement des missions des services de l’UPN, nous vous demandons de bien vouloir observer ces règles d’affichage.